Privacyverklaring

1. Identiteit en contact

Dental Backoffice B.V. (hierna: Dental Backoffice), KvK-nummer 96657529, statutair gevestigd aan St. Vitusstraat 27, 1411 PR Naarden, Nederland, levert SaaS-software voor tandartspraktijken en ketens in Nederland. Dental Backoffice heeft geen fysiek bezoekkantoor; medewerkers werken op afstand.

Voor privacyvragen: privacy@dentalbackoffice.nl.

Functionaris Gegevensbescherming (FG): Patrick Lankhaar (Grip IT Consultancy). FG-nummer FG0017758 · NRFG-nummer 309. De FG is bereikbaar via hetzelfde privacyadres. Voor spoedeisende datalekzaken kan Grip IT Consultancy ook telefonisch worden bereikt via 010-3107997.

2. Reikwijdte

Deze verklaring beschrijft de verwerking van persoonsgegevens via de websites van Dental Backoffice, de Dental Backoffice-applicatie en, voor praktijken die dat activeren, de Meta-/WhatsApp-integratie. De verklaring geldt naast eventuele verwerkersovereenkomsten met aangesloten tandartspraktijken.

3. Rollen onder de AVG

Voor patiënt- en zorggerelateerde gegevens die via de applicatie of WhatsApp namens een tandartspraktijk worden verwerkt, is de aangesloten praktijk in beginsel verwerkingsverantwoordelijke. Dental Backoffice verwerkt die gegevens als verwerker op gedocumenteerde instructie van die praktijk.

Voor eigen activiteiten, zoals websitebezoek, klantbeheer (CRM), facturatie, beveiliging, support en personeelszaken, is Dental Backoffice zelf verwerkingsverantwoordelijke.

4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van het gebruik van website of dienst kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:

• NAW-gegevens, geboortedatum en geslacht
• Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer)
• Account- en gebruikersgegevens van praktijkmedewerkers
• Geplande afspraken, afspraakhistorie en behandelcodes/kosten voor zover nodig voor de dienst
• Supportcorrespondentie en voorkeuren
• Technische gegevens nodig voor beveiliging, logging en het functioneren van de dienst

Voor de WhatsApp-integratie zie paragraaf 10.

5. Doeleinden en grondslagen

Dental Backoffice verwerkt persoonsgegevens onder meer voor:

• het leveren en verbeteren van de SaaS-dienst (uitvoering van de overeenkomst)
• klantdossiers, facturatie en support (overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang)
• wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale bewaarplichten
• beveiliging, beschikbaarheid en incidentonderzoek (gerechtvaardigd belang en/of wettelijke plicht)

Voor patiënt- en zorgberichten die namens een praktijk worden verwerkt, bepaalt de praktijk de toepasselijke grondslag (en waar van toepassing de uitzondering van artikel 9 AVG). Dental Backoffice volgt de verwerkersovereenkomst en de instructies van de praktijk.

6. Ontvangers en subverwerkers

Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die nodig zijn voor de dienst of waartoe Dental Backoffice wettelijk verplicht is. Met verwerkers worden passende overeenkomsten afgesloten. Gegevens worden niet verkocht of voor marketing van derden gebruikt.

Voor de productomgeving zijn onder meer relevant:

• Microsoft Azure (cloudinfrastructuur en sleutelbeheer in Europa)
• MongoDB Atlas (managed database in Europa)
• Microsoft 365 (eigen kantooromgeving)

Voor WhatsApp-berichten worden noodzakelijke gegevens gedeeld met Meta/WhatsApp. Het praktijksysteem Exquise (Vertimart) is het bronsysteem van de praktijk; de koppeling wordt op verzoek en onder verantwoordelijkheid van de praktijk tot stand gebracht.

7. Verwerking buiten de EER

Uitgangspunt is verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (Azure en MongoDB Atlas in Europa). Voor zover Meta/WhatsApp of andere leveranciers gegevens buiten de EER verwerken, past Dental Backoffice de daarvoor vereiste waarborgen toe (zoals adequaatheidsbesluit en/of standaardcontractbepalingen), voor zover dit voor die verwerking nodig is.

8. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel. Dental Backoffice hanteert onder meer:

• Contactgegevens: 3 jaar na einde van de overeenkomst of laatste contactmoment
• Informatieverzoeken en klachten: 3 jaar na afhandeling
• Transactiegegevens: 5 jaar
• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke termijn)
• Patiëntgegevens namens de praktijk: volgens instructie van de praktijk (WGBO-bewaarplicht ligt bij de praktijk)
• Toegangslogs met betrekking tot patiëntgegevens: 5 jaar (NEN 7513), voor zover van toepassing

Na afloop worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere geldige grond langer bewaren vereist.

9. Beveiliging

Dental Backoffice treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeheer, wachtwoordbeleid, versleuteling waar passend, scheiding tussen klantomgevingen, veilig beheer van sleutels en toegangsgegevens, logging, monitoring, backups, incidentprocedures en periodieke beoordeling van beveiligingsrisico’s. De website maakt gebruik van HTTPS.

10. WhatsApp- / Meta-integratie

Praktijken kunnen via Embedded Signup hun eigen Meta Business Portfolio, WhatsApp Business Account en telefoonnummer koppelen aan Dental Backoffice. Dental Backoffice levert de softwarekoppeling; de praktijk bepaalt welke berichten aan welke personen worden verzonden.

In dat kader kunnen onder meer worden verwerkt:

• naam, zakelijk e-mailadres en accountgegevens van praktijkbeheerders
• Meta Business Portfolio ID, WhatsApp Business Account ID, telefoonnummer-ID, praktijkprofiel en autorisatiegegevens
• telefoonnummer en WhatsApp-identifiers van berichtontvangers
• noodzakelijke afspraakgegevens, verzonden berichten en ontvangen antwoorden
• keuzes en resultaten uit WhatsApp Flows (indien in gebruik), waaronder gekozen dagen en tijdsloten
• bezorg-, lees- en foutstatussen, tijdstippen en technische loggegevens

Doeleinden namens de praktijk omvatten onder meer afspraakherinneringen en -bevestigingen, oproepen voor periodieke zorg, verzoeken tot vervroegen of verplaatsen, herinneringen aan nog in te plannen afspraken, foutmeldingen, en (indien van toepassing) boeken of wijzigen via Flows, plus beveiliging en ondersteuning van de dienst.

Verzoeken tot verwijdering van Meta-/WhatsApp-koppelingsgegevens staan beschreven op gegevens verwijderen.

11. Cookies

Voor het functioneren van de website kunnen functionele cookies worden gebruikt, bijvoorbeeld om voorkeuren of sessie-instellingen te onthouden. Zonder deze cookies werken bepaalde onderdelen mogelijk niet goed.

12. Rechten en verzoeken

Afhankelijk van de situatie heeft u onder meer recht op informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit, bezwaar en het intrekken van toestemming. Dental Backoffice maakt geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare impact.

Voor gegevens die Dental Backoffice namens een tandartspraktijk verwerkt, beoordeelt de betreffende praktijk verzoeken van betrokkenen. Dental Backoffice ondersteunt de praktijk bij de uitvoering.

Voor gegevens waarvoor Dental Backoffice zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u een verzoek sturen naar privacy@dentalbackoffice.nl.

Werkwijze in het kort:

• Uw identiteit wordt gecontroleerd aan de hand van beschikbare gegevens; er wordt geen kopie van een identiteitsbewijs gevraagd of bewaard.
• U ontvangt binnen vijf dagen een eerste reactie. Inhoudelijke afhandeling volgt in beginsel binnen één maand (bij complexiteit verlengbaar met twee maanden, met bericht binnen die maand).
• Verzoeken worden beoordeeld door de FG (Grip IT Consultancy). Ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen worden geweigerd, met motivatie.
• Voor standaardverzoeken worden geen kosten in rekening gebracht, behoudens misbruik.

13. Datalekken

Bij een (vermoedelijk) datalek volgt Dental Backoffice een interne procedure met de FG. Waar Dental Backoffice verwerker is, informeert Dental Backoffice de betrokken praktijk binnen de overeengekomen termijnen. Melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens gebeurt waar dat verplicht is, binnen de wettelijke termijn.

14. Klachten en wijzigingen

U kunt een klacht indienen bij de FG via privacy@dentalbackoffice.nl, of bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dental Backoffice kan deze verklaring aanpassen wanneer de dienst, verwerking of wetgeving wijzigt. De actuele versie en datum staan bovenaan deze pagina.